Manual y política de tratamiento de datos personales

1) Objetivo:

Establecer pautas y criterios sobre el manejo de la información de los Datos Personales de los clientes, proveedores, trabajadores, personal en selección, terceros y todo aquel titular que dio autorización a NATURALMA S.A.S, para darle tratamiento a sus Datos Personales.

2) Alcance o Marco de Aplicación

Este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES será aplicado en NATURALMA S.A.S a nivel nacional; aplicándose a cualquier registro de datos personales que haya sido realizado ya sea realizado en una forma presencial, no presencial y/o virtual, se haya dado para cualquier vínculo por el cual haya sido necesario dar la información de datos personales a NATURALMA S.A.S

Así este será aplicad, todas las áreas dentro de NATURALMA S.A.S que haya base de datos personales; y su titular.

3) Marco Normativo

A continuación se menciona la normatividad relacionada con la Protección de Datos Personales.

• Constitución política de Colombia
• Ley 1266 Del 2008
• Decreto Reglamentario 1727 del 2009
• Sentencia C748 Del 2011
• Ley Estatutaria 1581 Del 2012
• Decreto Reglamentario 1377 De 2013
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 886 del 2014
• Circular 02 Del 3 De Noviembre Del 2015
• Decreto 1074 del 2015

4) Generalidades

En las generalidades se adoptarán las definiciones y los principios que son necesarios para comprender las Leyes De Tratamiento De Datos En Colombia, y este MANUAL DE POLÍTICA Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

4.1) Definiciones

Autorización: «Consentimiento-previo, expreso, e informado de Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales»

Base de datos: «Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento»

Dato personal: «Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables»

Encargado del tratamiento: «Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Responsable del Tratamiento»

Responsable del tratamiento: «Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.»

Titular: «Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento»

Tratamiento: «Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.»

Aviso de privacidad: «Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder o las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. «

Dato sensible: «Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos»

4.2) Principios

Principio de legalidad: «El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen»

Principio de finalidad: «El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular»

Principio de libertad: «El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.»

Principio de veracidad o calidad: «La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.»

Principio de transparencia: «En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan»

Principio de acceso y principio de circulación restringida: «El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.»

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masivo, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: «La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativos que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.»

Principio de confidencialidad: «Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos, personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley en los términos de la misma.»

5) Categorías de datos especiales

5.1) Datos Sensibles

En NATURALMA S.A.S, normalmente no son tratados los datos personales sensibles, pero si alguna vez se deben tratar estos datos, se tomara en cuenta que sé dé alguna de las siguientes condiciones:

• El titular haya dado su autorización explícita y por escrito del tratamiento del dato sensible, esta autorización no se requiera cuando lo indique la ley que no es necesaria esta.
• El tratamiento sea necesario para que se salvaguarde el interés legítimo y vital del titular del dato personal
• Cuando el titular del dato personal se encuentre física o jurídicamente incapacitado, por lo cual el representante deberá otorgar la autorización para el tratamiento de los datos personales por su representado.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
• El dato sensible, se refiera a datos que sean necesarios para él reconociendo, ejercicio o defensa, de un derecho en un proceso judicial.
• Se tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este evento se deberán adoptar las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

5.2) Datos En Donde Están Involucrados Los Niños y Adolescentes

En NATURALMA S.A.S, normalmente no son tratados los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, ya que el tratamiento de este tipo de datos está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Cuando sea necesario su tratamiento el Área que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.

6) Derechos y Deberes

6.1) Derechos que tienen frente a NATURALMA S.A.S TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

En todos los procesos que conlleven el tratamiento de datos personales. NATURALMA S.A.S velará porque se respeten los derechos de los titulares de los datos personales; A continuación se enumeran:

• El titular de los datos personales podrá solicitarle a NATURALMA S.A.S conocer actualizar y rectificar sus datos personales.
• El titular de los datos personales podrá solicitar prueba de su autorización a NATURALMA S.A.S, para el uso de sus datos, salvo esta autorización se exceptúe por la ley.
• Con una previa solicitud el titular deberá ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• El titular podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre y cuando considere que a NATURALMA S.A.S no ha respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; Esta procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley.
• El titular podrá acceder de forma gratuita a los datos personales que dio autorización para su uso a NATURALMA S.A.S, por lo cual la gerencia administrativa de la empresa conservara la información que su tratado frente al titular del tratamiento del dato personal, este derecho podrá ser ejercido siempre y cuando se cumplan los requisitos de la ley y los requisitos especificados en este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES de NATURALMA S.A.S
• El titular del tratamiento podrá presentar ante la superintendencia de industria y comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

Estos derechos especificados y contenidos por la ley, podrán ser ejercidos por una serie de personas ya sea el titular de los datos, o un tercero, siempre y cuando sea acreditada su calidad.

6.2) Personas que pueden ejercer los derechos

• El titular del tratamiento, sus herederos o causahabientes, siempre y cuanto este haya sido acreditado de una forma idónea
• En representante y/o apoderado del titular del tratamiento el cual deberá acreditar su calidad de su representación
• Cuando haya una estipulación del titular a favor de otro para otro.
• Los derechos de los niños, niñas y adolescentes podrán ser ejercidos solo pro las personas que estén facultados para representarlos o que la ley los autorice.

6.3) Deber del titular de los datos personales frente a NATURALMA S.A.S

El titular de los datos personales debe garantizarle a NATURALMA S.A.S que sus datos suministrados son veraces, y realizara de una manera oportuna la autorización de sus datos personales.

En caso de falsedad en la información suministrada o de la falta de la actualización oportuna de los datos personales, NATURALMA S.A.S se exime de cualquier responsabilidad que se derive de la inexactitud de estos.

7) Autorización

NATURALMA S.A.S en cumplimiento de la ley, solicitará de una manera previa e informada la autorización al titular para poder tratar sus datos personales; indicando:

• La finalidad a la cual serán sometidos los datos personales
• El carácter facultativo de la persona de responder a las preguntas que traten de datos sensibles o datos de niños, niñas o adolescentes.
• Se le indicarán al titular sus derechos titular de los datos personales
• La identificación dirección física o electrónica y el teléfono del responsable de los tratamientos o donde se puede comunicar.

Esta autorización por parte del titular del tratamiento de datos personales se podrá manifestar a NATURALMA S.A.S por un medio: -escrito ya sea físico o electrónico, -de forma oral -mediante conductas inequívocas del titular que este permita concluir NATURALMA S.A.S de forma razonable que se le otorgó la autorización, para el tratamiento de los datos personales.

7.1) Cuando no es obligatorio pedir la autorización del titular de los datos personales por parte de NATURALMA S.A.S

NATURALMA S.A.S, no deberá solicitar la autorización al titular de los datos personal, cuando:

• La información sea solicitada a NATURALMA S.A.S por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Cuando la información haya sido solicitada en un proceso judicial.
• Cuando los datos son de naturaleza pública, ya que este tipo de datos no son protegidos por aplicación de la norma.
• Cuando haya una urgencia, ya sea médica o sanitaria.
• En aquellos eventos que el tratamiento de los datos personales sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando el dato personal sea relacionado con el registro civil de las personas.

7.2) Personas a quienes se les puede suministrar la información sin autorización

• A los titulares de los datos personales, sus hederos o causahabientes o sus representantes legales, en cualquier momento que estos lo soliciten a NATURALMA S.A.S
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros que haya autorizado el titular de los datos personales, o haya sido autorizado por la ley.

8) Aviso de privacidad

NATURALMA S.A.S procederá a informar a los titulares de los datos personales el aviso de privacidad especificado por la ley logrando dar cumplimiento a lo especificado en el decreto 1377 del 2013, para lograr su divulgación se procederá a informar dentro de la autorización que otorgue el titular del tratamiento de datos personales.

9) Finalidades para las cuales NATURALMA S.A.S solicita la autorización de los datos personales

NATURALMA S.A.S realizará la recolección de datos personales con el fin de desarrollar su objeto social, y una debida relación con el titular de estos, entre estos:

• Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales como: programa de puntos, entrega de premios, publicidad, invitaciones, descuentos, entre otros.
• Transmitir, mediante publicación en la web de naturalma.com.co, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, -via mensajes de texto (SMS yo MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.
• Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado.
• Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
• Informar sobre nuevos productos o servicios.
• Evaluar la calidad de productos o servicios.
• Atender servicios a través de Call Center.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
• Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
• Realizar procesos de selección.
• Ejecutar el contrato de trabajo.
• Desarrollar actividades de capacitación.
• Realizar averiguaciones y reportes a las centrales de riesgos.
• Gestiones necesarias para realizar su cobro de las obligaciones del titular, ya sea extrajudicial y/o judicial.
• Verificar y buscar información del titular de los datos personales.
• Se realice la entrega de los pedidos.
• Notificaciones al titular de los datos personales.
• Compartir, incluyendo a la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación de NATURALMA S.A.S, de acuerdo con las disposiciones de la ley y garantizando siempre el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa colombiana.
• Entre otras finalidades que destine NATURALMA S.A.S, para su correcto funcionamiento como empresa y sea necesaria para lograr desarrollar su objeto social.

10) Procedimientos

10.1) Consultas

El titular de los datos personales podrá consultar de forma gratuita sus datos en NATURALMA S.A.S, siempre y cuando sea al menos una vez al mes, y cada vez que exista una modificación sustancial a la política de tratamientos de la información que haya motivado el tratamiento de los datos personales; Cuando se solicite información sobre los datos personales con una periodicidad mayor a un mes calendario, NATURALMA S.A.S, podrá cobrar al titular de los datos personales los gastos de envió, reproducción y en su caso, la certificación de los documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material; NATURALMA S.A.S, conservara el soporte los gastos y los presentara ante la superintendencia de industria y comercio, cuando esta se los solicite.

Los titulares de los datos personales, o las personas autorizadas por la ley y este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, podrán consultar la información personal del titular de los datos personales suministrada a NATURALMA S.A.S; siguiendo los siguientes pasos:

• La persona que quiera realizar la consulta deberá realizar la petición a la coordinadora de atención a clientes de la empresa la cual es la encargada de recurrir a las instancias necesarias para resolver los problemas que susciten por la recolección de datos personales, a través del correo electrónico info@naturalma.com.co, o por escrito en la dirección Cra. 48 ##54 – 48, Medellín, Antioquia, Colombia
• Se verificara, que la persona si tenga la facultad para poder realizar la consulta, ya que se observara que la persona efectivamente es el titular de los datos personales o es una persona autorizada por la ley, si no es una persona que pueda realizar dicha consulta, se informara que no es posible responder lo solicitado.
• Se realizará la investigación internamente, averiguando cuál fue el canal para el cual se ha reelecto los datos personales y por qué, verificando así el área encargada del canal la respetiva información, procediéndose a revisar los datos personales del titular para así proceder a responder la consulta de la persona.

La persona encargada de contestar deberá observar los siguientes términos para realizar la respuesta a la persona:

• La consulta deberá ser respondida por NATURALMA S.A.S, y su área encargada en un término de diez (10) días hábiles, a la persona que realice la consulta y estuvo facultada para hacerlo.
• Si no es posible atender la consulta en este término establecido por la ley se le informara al interesado, expresando los motivos por los cuales no fue posible atender la solicitud y se procederá a señalar la fecha en que se atenderá la consulta, este término nunca podrá superar 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.1) Reclamos

Los titulares de los datos personales o las personas que tengan derecho a realizar un reclamo, ya sea porque la ley o este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES de esta facultad podrán acceder a la información de cada titular, y se encuentran que es necesario podrán solicitar realizar un reclamo que sea objeto de:

• Corrección.
• Actualización.
• Supresión.
• Advertir a NATURALMA S.A.S un presunto incumplimiento de sus deberes legales.

Esta petición la podrán realizar siempre y cuando se sigan los siguientes pasos o especificaciones para poder realizar la petición:

• El reclamo debe ser dirigido a NATURALMA S.A.S, enviando la petición a la coordinadora de atención a clientes de la empresa la cual es la encargada de recurrir a las instancias necesarias para resolver los problemas que susciten por la recolección de datos personales, a través del correo electrónico recurrir a las instancias necesarias para resolver los problemas que susciten por la recolección de datos personales, a través del correo electrónico info@naturalma.com.co, o por escrito en la Cra. 48 ##54 – 48, Medellín, Antioquia, Colombia
• Se verificara que la persona si tenga la facultad para poder realizar el reclamo, ya que se observara que la persona efectivamente es el titular de los datos personales o que sea una persona autorizada por la ley o este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, si no es una persona que no pueda realizar dicho reclamo se procederá a negar la petición informando que no es el indicado para realizarlo.
• Se realizará la investigación internamente pasando la información al canal que se trató los datos personales, y se verificara con el área encargada del canal la respectiva información, procediendo así a revisar los datos personales del titular para así proceder a solucionar el inconveniente que se esté presentando con la información, así comunicarlo a la persona que realizó el reclamo.
• El reclamo debe contener
  • La identificación del titular de los datos personales.
  • Si es una persona diferente al titular de los datos personales debe indicar en que calidad está actuando, y su debida certificación, o autorización.
  • La descripción de los hechos que dan lugar a los reclamos que se esté realizando.
  • Los documentos que se quieren hacer valer en el reclamo.
  • La dirección de la persona que esté realizando el reclamo o donde se puede notificar.
• Si se advierten fallas en el reclamo
  • Si el reclamo resulta incompleto, con el término de 5 días siguientes a la recepción, se requerirá al interesado por parte de NATURALMA S.A.S o su encargado, para que subsane las fallas encontradas, si pasan 2 meses desde la fecha del requerimiento al interesado y no subsana los indicados o presente la información requerida, se entenderá que desistió.
  • Si la persona que desea realizar el reclamo lo dirige a una persona que no sea competente para resolverlo, se dará trasladado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informara la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo se deberán seguir los siguientes pasos con NATURALMA S.A.S
  • NATURALMA S.A.S incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, la cual se deberá hacer en un término no mayor a 2 días hábiles luego de recibido el reclamo completo.
  • Se debe tomar en cuenta que la leyenda deberá ser mantenida hasta que se solucione el reclamo.
  • El término para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo completo, cuando no fuere posible solucionarlo en este término se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual será atendido el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino.

10.3) Petición de revocar la autorización y/o la supresión

El titular de los datos personales en todo momento podrá solicitarle a NATURALMA S.A.S revocar la autorización y/o la supresión de sus datos personales, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 del 2012 y en este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, esta solicitud de revocar la autorización y/o la supresión de sus datos personales por parte del titular de los datos personales, no procederá cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de NATURALMA S.A.S

11) Petición de revocar la autorización y/o la supresión

El área encargada dentro de NATURALMA S.A.S de atender las Quejas, Reclamos, Consultas, peticiones y otros, sobre el tratamiento de datos personales es la coordinadora de atención a cliente de la empresa, las personas se podrán dirigir a esta área a través del correo electrónico info@naturalma.com.co o por escrito en la Cra. 48 ##54 – 48, Medellín, Antioquia, Colombia

12) Petición de revocar la autorización y/o la supresión

NATURALMA S.A.S] hará todo lo posible por garantizar el uso de los datos personales con la implementada medidas humanas, técnicas informáticas y administrativas necesarias, evitando a la gran medida la perdida, cambio o adulatorio uso fraudulento de los datos personales así como también evitará que otras personas que no sean de NATURALMA S.A.S, encargadas, y/o tengan vínculo alguno con la empresa, conozcan los datos personales que dieron autorización para su tratamiento.

13) Vigencia y aviso de posible cambio sustancial en las políticas de tratamiento

Este MANUAL Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALMA S.A.S podrá modificarse en cualquier momento por lo cual se le notificara a los titulares de los datos personales o las personas que se les notificara su cambio.

Su última publicación y actualización es en septiembre del 2021